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Fallstudie:
Projekt-Management mit Freelancer-Datenbank und Ausschreibungen für NEVOTEC IT-Service GmbH

Wie eine NEXT LEVEL Web App das Projekt-Management, die Angebotserstellung

und die Bewerbungen auf ausgeschriebene Projekte im großen Stil managebar gemacht hat.

Der Kunde:
NEVOTEC IT-Service GmbH

Seit mehr als 12 Jahren Jahren ansässig in Bad Vilbel (bei Frankfurt) mit mehr als 20 Mitarbeitern: Planung, Durchführung und Support von IT-Service-Dienstleistungen - bundesweit.

Digitale Herausforderungen:

  • Zentrale Freelancer- / Mitarbeiter-Datenbank
  • Projekt-Management mit Freelancern und Festangestellten
  • Überwachung und Abrechnung von Projekten und Einsätzen

Die Fallstudie als Video ansehen

Das Problem

Wie die meisten Unternehmen hat auch NEVOTEC seinen Betrieb mithilfe von einfachen Standard-Tools wie Microsoft Excel und Outlook begonnen. In den Folgejahren wurde diese Art des Projekt-Managements immer mehr zur Herausforderung und Blockade im Tagesgeschäft, was eine operative Skalierung des Geschäftsmodells deutlich erschwerte.

Inbesondere der Einsatz von Freelancern wurde mit steigender Anzahl laufender Projekte schwierig zu koordinieren, zu überwachen und abzurechnen.

Das Herausfiltern geeigneter Kandidaten aus dem bestehenden Pool kostete viel Zeit und war mit hohem, manuellen Arbeitsaufwand verbunden. Auch das Eintragen neuer Bewerber sollte nicht mehr manuell sondern systematisch als „Self-Service“ erfolgen.

Die Lösung:
Eine NEXT LEVEL Web App

GITIS hat die Problemstellung und die Anforderungen der Firma NEVOTEC im Rahmen der Vorgespräche analysiert und eine Lösung auf Basis der NEXT LEVEL Web Apps vorgestellt.

  • Freelancer-Datenbank mit fortgeschrittenen Filterfunktionen
  • Projekt-Management mit Freelancer-Einsatzplanung
  • Flexible Abrechnungsfunktionalitäten
  • Projektausschreibungen auf der Webseite veröffentlichen
  • Statistische Auswertung wirtschaftlicher Kennzahlen (KPIs)

Das Ergebnis: Exzellent.

Nichts anderes durfte unser Kunde erwarten.

Schnell und einfach passende Kandidaten für Projekte finden

NEVOTEC Projekt-Manager können mittels der fortgeschrittenen Filterfunktionen schnell und einfach geeignete Kandidaten aus einem Pool vieler Tausend Kandidaten finden. Ausgewählte Kandidaten kann eine Projektanfrage zugesendet werden und im Erfolgsfall können diese einem Projekt zugeordnet werden. Dabei sind die wichtigsten Daten stets auf einen Blick abrufbar.

Individuelle Projektabrechnung

Auf Grundlage der einem Projekt zugeordneten Freelancer (und deren Einkaufs- bzw. Verkaufspreis-Stundensätze) können individuelle Abrechnungen monatsweise erstellt werden. Dabei können zusätzlich anfallende Projektkosten berücksichtigt und später umfassend statistisch ausgewertet werden. Die Software enthält ein Rechnungstool, was die Berechnung der anfallenden Kosten und Gewinne sehr einfach und intuitiv gestaltet.

Projektausschreibung mit Bewerber-Management auf der eigenen Webseite

Mitarbeiter der Firma NEVOTEC können Projektanfragen automatisch auf der eigenen Webseite ausschreiben. Dies ermöglicht gezielte Werbekampagnen für diese Ausschreibungen. Das Ziel dabei ist, dass sich neue Bewerber auf ein Projekt registrieren können und diese die Datenbank des Unternehmens bereichern. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, Duplikate zu identifizieren oder ungewünschte Bewerber automatisch auszusortieren.

Monitoring wirtschaftlicher Kennzahlen

Die Geschäftsleitung kann auf Grundlage der Projektabrechnungsdaten tiefgreifende Einblicke über die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen (KPIs) erhalten. Umsätze, Gewinne (Profitmargen), Top-Kunden, Top-Mitarbeiter und viele weitere Kennzahlen werden sowohl tabellarisch als auch visuell übersichtlich ausgewertet. Diese Darstellung ermöglicht eine proaktive statt einer reaktiven Steuerung des Unternehmens.

Was der Kunde darüber sagt:

Mit GITIS arbeiten wir bereits seit 2018 erfolgreich zusammen und entwickeln unsere Freelancer-Datenbank sowie unsere Projekt-Management-Software, die einen zentralen Teil in unserem alltäglichen Betriebsablauf einnimmt.

In den Folgejahren haben wir gemeinsam unsere Webseite neu entwickelt und Schnittstelle zu unseren Projektausschreibungen programmiert, sodass sich unsere Bewerber direkt in unseren Kandidatenprozess einschreiben können.

Tomislav Bukac Geschäftsführer
Pack es an. In 30 Tagen ist es so weit:

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Deine NEXT LEVEL Web App wartet auf dich.